Hilfe

Kurze Antworten auf häufige Fragen zu Meldhafen. Die Schritte gelten in der App, nachdem Sie sich angemeldet haben. Dort zeigt Ihnen der Lotse die meisten davon direkt auf der Seite.

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Wie lege ich einen Kunden an?

  1. Im Menü „Kunden“ öffnen.
  2. Oben auf „Neuer Kunde“ klicken.
  3. Name und E-Mail-Adresse genügen. Dann „Kunde anlegen“.

Wie erfasse ich eine Kundenanfrage?

  1. Unter „Kundenanfragen“ auf „Neue Anfrage“ klicken.
  2. Bei „Wer fragt an?“ den Kunden wählen (oder gleich neu anlegen).
  3. Was möchte der Kunde? Ein, zwei Sätze genügen. Dann „Anfrage speichern“.

Wie schreibe ich eine Offerte?

  1. Unter „Offerten“ auf „Neue Offerte“ klicken, oder auf der Anfrage „Offerte schreiben“.
  2. Kunde wählen und eintragen, worum es geht.
  3. Leistungen und Preise eintragen, die Summe rechnet Meldhafen. Dann „Entwurf anlegen“. Danach speichert sich der Entwurf von selbst.

Wie funktioniert die Freigabe der Offerte?

  1. Unter „Freigaberegeln“ legt der Inhaber fest, ab welchem Betrag ohne MWST eine Offerte geprüft wird.
  2. Liegt die Offerte darüber, geht beim Senden nichts hinaus. Inhaber und Prüfer bekommen eine Mail und sehen sie in der Liste.
  3. Inhaber oder Prüfer öffnen sie und wählen „Freigeben“ oder „Zurückweisen“. Nach der Freigabe kann gesendet werden.
  4. Wird danach etwas geändert, braucht es eine neue Freigabe. Wer selbst freigeben darf, sendet direkt.

Warum lässt sich eine Anfrage nicht löschen?

  1. Hat Ihr Kunde schon eine Offerte dazu bekommen, bleibt die Anfrage gespeichert. Sonst wäre die Offerte für ihn weg.
  2. Zum Aufräumen die Anfrage öffnen und den Status auf „Erledigt“ setzen. Sie steht dann nicht mehr bei „Offen“.
  3. Soll die Offerte nicht mehr gelten: die Offerte öffnen und „Ablehnen“ wählen. Ihr Kunde sieht dann, dass sie nicht mehr gültig ist.
  4. Ohne versendete Offerten geht es einfach: Anfrage öffnen, „Löschen“ und „Ja, löschen“.

Wie sehe ich die Offerte als PDF?

  1. Die Offerte öffnen.
  2. Oben neben dem Titel auf „PDF“ klicken. Die Datei wird heruntergeladen.
  3. Oder in Schritt 3 „Prüfen“ die Vorschau auf der Seite ansehen.

Wie sende ich die Offerte an den Kunden?

  1. Die Offerte öffnen und bis Schritt 4 „Senden“ scrollen.
  2. Auf „… senden“ klicken. Es öffnet sich zuerst eine Vorschau mit Empfänger, E-Mail und PDF.
  3. Betreff und Text bei Bedarf ändern, dann „Jetzt an … senden“.

Warum ist ein Knopf grau?

  1. Ein grauer Knopf ist gesperrt, weil noch etwas fehlt.
  2. Der Grund steht direkt daneben, zum Beispiel „Bitte zuerst einen Kunden wählen“, meist mit einem Link zur Stelle.
  3. Ergänzen Sie das Fehlende. Danach wird der Knopf farbig und lässt sich klicken.

Wo stelle ich Land und MWST ein?

  1. Im Menü „Firma & Aussehen“ öffnen.
  2. Im Abschnitt „Land, Währung und Mehrwertsteuer“ das Land und den MWST-Satz wählen und Ihre MWST-Nummer eintragen.
  3. Speichern. Das Land bestimmt Währung, MWST-Satz und ob es „Offerte“ oder „Angebot“ heisst.

Wie lade ich Mitarbeitende ein?

  1. Unter „Firma & Aussehen“ steht unten Ihr Einladungscode.
  2. Geben Sie den Code Ihren Mitarbeitenden.
  3. Ihre Mitarbeitenden registrieren sich bei Meldhafen, wählen „Ich wurde von meiner Firma eingeladen“ und geben den Code ein.

Wie schreibe ich mit Meldhafen eine Antwort an einen Kunden?

  1. Sagen Sie Meldhafen, was Ihr Betrieb weiss: eine Frage, die Kunden oft stellen, und Ihre Antwort darauf.
  2. Geben Sie eine Kundenanfrage ein, wählen Sie Ihre passende Antwort aus und lassen Sie Meldhafen einen Antwort-Vorschlag schreiben.
  3. Lesen Sie den Vorschlag, ändern Sie ihn bei Bedarf und geben Sie ihn frei. Erst dann geht etwas an den Kunden.

Was macht der Lotse?

  1. Der Lotse ist das Steuerrad unten rechts. Er zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wo Sie klicken.
  2. Er hebt den passenden Knopf hervor und erklärt in einem Satz, was zu tun ist. Mit „Weiter“ geht es zum nächsten Schritt.
  3. Kommen Sie nicht weiter, bietet er leise Hilfe an. Das können Sie jederzeit ausschalten.
  4. Er macht nichts ohne Sie: Nichts geht an Kunden, bevor Sie es selbst gesendet haben.

Ist Ihre Frage nicht dabei?

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Wir antworten Ihnen per E-Mail. Sind Sie angemeldet, erreichen Sie uns auch über „Feedback“ in der App.

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